L’accueil est une des missions principales du Graap-Fondation. Les équipes en place se chargent d’accueillir les visiteurs, de répondre aux nombreux téléphones, de renseigner correctement les gens et de les diriger vers la bonne personne ou le bon service.
Les équipes sont aussi amenées à réaliser divers activités de secrétariat, en collaboration avec les autres secteurs du Graap-Fondation. A Lausanne par exemple, l’atelier réception et secrétariat, qui existe depuis 1997, a vu ses missions s’étoffer au fil des ans. Il assume notamment la gestion des réservations pour les différentes salles de réunion, s’occupe de certaines tâches du secrétariat pour le congrès annuel du Graap-Fondation et collabore avec le service social. A Nyon, entre autres activités, l’équipe participe à la retranscription des conférences du congrès en vue de la publication des actes et procède à l’encaissement des cours, cartes de membre, etc. A Montreux, les personnes en charge tiennent par exemple les stocks de marchandises sur Excel et mettent à jour les tableaux organisationnels des ateliers, des vacances et des tâches hebdomadaires. A Yverdon, ils traitent notamment les statistiques, effectuent des recherches sur Internet et créent des flyers.
Les activités principales en bref
- Accueillir les visiteurs
- Répondre au téléphone
- Informer et orienter les visiteurs et les personnes qui téléphonent
- Rédaction d’e-mails et de courriers
- Saisie de données
- Réservation de salles